Литерные номера листов что это

Нумерация приказов Внутренние описи В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела — перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения описываемом деле , их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Как посчитать количество листов личного дела

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание. Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе формата А4, А5 на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела: наличие литерных номеров листов; номеров листов с наклеенными фотографиями; номеров крупноформатных листов; номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; номеров поврежденных листов: наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер , но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе дела повреждения, замена подлинных документов отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Полезная статья?

Упорядочение документов по личному составу

Видео на тему: Виды бланков документов - Елена А. Пономарева Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Расшифровка; Дата составления; В бланк вносят следующую информацию: Общее количество листов дела указывают прописью и цифрами ; Литерные номера; Пропущенные номера; Особенности физического состояния и формирования дела; Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги - А4. Внимание На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Литерные номера листов что это

Как нумеруются листы при составлении внутренней описи? Внутренняя опись документов дела, по сути, представляет собой его оглавление. Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела. Справка В процессе нумерации существует ряд тонкостей, о которых нужно знать каждому делопроизводителю: Номер ставится в правом верхнем углу; Для его проставления используется нумератор или графитный карандаш; Листы внутренней описи нумеруются отдельно; Каждый том или часть дела имеют собственную нумерацию; На чертежах, фотографиях и иллюстрациях нумерация проставляется на оборотной стороне в левом верхнем углу; Лист с приклеенными наглухо документами нумеруют как один, если они подклеены одним краем, то пронумеровать нужно каждый из них; Документы с собственной нумерацией нумеруют в общем порядке; Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе. Могут ли пригодиться литерные номера при составлении листа-заверителя дела? Лист-заверитель — это отдельный документ, который составляется для учета числа листов в деле. В нем указывают: число пронумерованных листов цифрами и прописью ; количество листов внутренней описи; особенности нумерации; сведения о физическом состоянии документации; Данные о наличии в подшивке литерных номеров листов — это обязательные для указания в листе-заверителе сведения.

Литерные номера листов

На практике обычно не заполняются такие графы как особенности состояния и формирования дела. Имеется в виду, что дело может содержать документы со склеенными или порванными листами, с вклеенными фотографиями, текст некоторых документов может быть написан неразборчиво. В том числе могут иметься и конверты с вложениями. Лист-заверитель дела подписывается составителем, помимо подписи должна также иметься ее расшифровка, наименование должности и дата заполнения. При использовании документов из архива в листе-заверителе могут быть сделаны те или иные пометки, если есть такая необходимость. Если дело подшили без листа-заверителя, то последний необходимо наклеить с внутренней стороны обложки дела, прикрепляя за верхнюю часть. Но чаще всего лист-заверитель помещают после последнего документа, а затем дело подшивают. В начале статьи вы сможете найти пример, как правильно заполняется лист-заверитель. Также у вас есть возможность скачать этот документ в текстовом формате doc по данной ссылке образец листа-заверителя дела.

Вход на сайт

Разработка и внедрение кадровых стратегий. Анализ кадровой стратегии. Нормирование труда служащих Содержание труда служащих. Метода нормирования труда служащих.

Лист-заверитель дела

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. В соответствии со ст. Единицы хранения дела должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации ответственного за архив. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи. Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава. Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей.

Литерные номера листов

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание. Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе формата А4, А5 на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела: наличие литерных номеров листов; номеров листов с наклеенными фотографиями; номеров крупноформатных листов; номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; номеров поврежденных листов: наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер , но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Подскажите, лист-заверитель составляется на каждый том дела, или же 1 лист-заверителя на все тома в деле? Чтобы можно было отмечать особенности формирования и состояния каждого отдельного тома, лист-заверитель подшивают в конце каждого тома. Оксана 05 12 Добрый день! Скажите пожалуйста, если в деле отсутствует одно распоряжение было отменено , то эта информация указывается в пропущенных листах?

Что такое литерные номера листов в архиве официальной документации, можно ли использовать литерные номера в описи дел.

Лист-заверитель дела

Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь. Напоминаю: они обязательны для всех. Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера — это номера с буквами: 10а, 55а и т.

Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные повторные экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов — канцелярские скрепки и скобы степлера. Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т. В соответствии с п. Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и